第一章、總則

一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確北京滑縣企業(yè)商會內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，制定本制度。

二、本制度適用于商會所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。

三、切合實(shí)際工作，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證商會的辦公事務(wù)有效開展。

四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡化工作流程。

                        第二章、職責(zé)范圍

一、辦公室人員直接受秘書長領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。

二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負(fù)責(zé)商會文書管理、辦公用品管理、會議管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。

四、為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、負(fù)責(zé)商會對內(nèi)、外公共關(guān)系的維護(hù)和加強(qiáng)，做好來客接待和商會的對外宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部咨詢，上傳下達(dá)各種指令，及時做出整理。

七、完成上級交代的其他工作。

第三章、辦公室事務(wù)管理

一、文件管理制度

第一條、管理要點(diǎn)

1.文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、商會各類制度文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

2.根據(jù)文件屬性、類別，對文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文件記錄以備查閱。

第二條、制度規(guī)范

1.文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員執(zhí)行。

2.商會上報(bào)下發(fā)文件由辦公室負(fù)責(zé)，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送文件。

3.商會發(fā)文的文件由辦公室起草和審核，秘書長或理事長簽發(fā)；各部門需要發(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，辦公室審核、打印，秘書長或理事長簽發(fā)。

4.凡寄至商會的文件等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5.各部門因工作需要可借閱文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。辦公室人員登記借閱情況，并限期清理。

6.按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。

7.根據(jù)存檔時間及存檔必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)商會領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

第三條、文件管理流程

1.發(fā)文管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→上報(bào)/下發(fā)文件→文件存檔

2.收文管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔

3.借閱流程：借閱人提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→退還

二、檔案管理制度

第一條、管理要點(diǎn)

1.檔案管理范圍：商會各類證照、文件、項(xiàng)目材料等應(yīng)存檔的信息資料。

2.根據(jù)文件管理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注。

第二條、制度規(guī)范

1.應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，包括批復(fù)、協(xié)議、附件等。

2.所有歸檔文件經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項(xiàng)目文件材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。

3.堅(jiān)持平時歸檔與年終歸檔結(jié)合。

4.各部門需借閱相關(guān)檔案，須由辦公室主任簽字后方可借閱。

5.檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)。

第四條、檔案管理流程

信息資料整理→排序，編號→存檔→借閱→退還

三、辦公用品、設(shè)施管理制度

第一條、管理要點(diǎn)

1.辦公室人員負(fù)責(zé)辦公用品、設(shè)施的管理工作。

2.實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。

3.辦公用品、設(shè)施的采購應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，合理開支，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)。

第二條、制度規(guī)范

1.辦公用品、設(shè)施的采購、保管、發(fā)放工作由辦公室負(fù)責(zé)。

2.購置程序：每月27日前辦公室人員統(tǒng)計(jì)各部門需求、月末辦公用品實(shí)際庫存、本月用量，做出采購計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、簽字后購買。對急用品的采購，可根據(jù)實(shí)際情況靈活處理，但必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.對辦公用品進(jìn)行及時入庫登記，注明名稱、數(shù)量、單價、出入庫時間等。

4.辦公室建立商會固定資產(chǎn)清單，每年進(jìn)行一次整理。

5.定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核實(shí)庫存。

第三條、辦公用品、設(shè)施管理流程

統(tǒng)計(jì)需求→編制計(jì)劃→采購→入庫登記→領(lǐng)用、出庫登記→定期盤點(diǎn)

四、會議管理制度

第一條、管理要點(diǎn)

1.清楚會議召開目的，明確會議要點(diǎn)，做好準(zhǔn)備工作。

2.按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，及時、準(zhǔn)確通知參會人員，確保會議順利進(jìn)行。

第二條、制度規(guī)范

1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決定，選定會議時間、地點(diǎn)，及時通知參會人員。

2.辦公室人員提前到會場布置，負(fù)責(zé)參會人員簽到，做好會議記錄。

3.辦公室人員根據(jù)會議記錄整理好會議紀(jì)要，交商會領(lǐng)導(dǎo)審定。根據(jù)時間排列，將所有會議記錄、會議紀(jì)要和電子資料整理并歸檔。

3.會議相關(guān)文件如需查閱應(yīng)按照文件管理制度執(zhí)行。

第三條、會議管理流程

會前：通知參會人員、準(zhǔn)備會議資料、布置會場、簽到

會中：會議記錄

會后：整理會議記錄、會議紀(jì)要；會議資料存檔

五、日常事務(wù)管理

（一）接待管理

1.對待來客應(yīng)主動、熱情、禮貌。

2.接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并端上茶水，做好后續(xù)工作。

（二）報(bào)刊收發(fā)整理

1.辦公室人員根據(jù)實(shí)際工作情況，訂閱報(bào)刊。

2.辦公室人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙整理放置在指定位置并定期清理。